Istilah kesekretariatan yang dimaksud di sini adalah segala aktvitas organisasi yang terkait dengan ketatausahan dan surat¬menyurat organisasi. Penyelenggaraan administrasi kesekretariatan Pemuda Muhammadiyah dilakukan dengan sistim sentralisasi. Yakni, segala sesuatu yang menyangkut kegiatan ketatausahaan, baik yang bersifat umum maupun departemen, ada dalam satu koordinasi, sehingga mempermudah pengawasan dan koordinasi.
B. KODE INDEK SURAT-MENYURAT.
1.1. Permusyawaratan : Muktamar, Tanwir, Musywil, Musyda, Musycab, Musyran, Rapat Pleno dan Rapat-Rapat lainnya.
1.2. Acara/Aktifitas : Kunjungan Kerja, Kuliah Wawasan,Seminar, Sarasehan, diskusi, dsb (bersifat umum tidal( termasuk kegiatan departemen).
1.3. Laporan Aktifitas : Bulanan, Triwulan, Semesteran, Tahunan, Periodik (secara menyeluruh).
1.4. Keanggotaan : Pendaftaran Anggota, Pengesahan Anggota, Mutasi Anggota, Pencabutan keanggotaan, alumnus.
1.5. Kepemimpinan : Pengesahan Pimpinan, Mutasi Pimpinan, Pemberian Mandat/
1.6. Kepanitiaan : Pembentukan Panitia, Pengesahan Panitia, Pembu-baran
1.7. Sarana Prasana: Inventaris Organisasi, Tuntunan Organisasi, Papan Nama, Stempel, dan sebagainya.
Lain yang belum tercakup dalam poin 1.1. s/d 1.7
2. URUSAN PERBIDANG/ DEPARTEMEN
2.1 Rapat/ Sidang khusus bidang/ departemen
2.2. Acara/ Aktifitas ‹perbidang/ departemen
2.3. Lain-lain yang belum tercakup pada poin 2.1. dan 2.2.
- 3.1. Keuangan/ Dana : Uang Pangkal, Iuran, Infaq Pimpinan, Donasi, Permohonan Sumbangan, Zakat, dan lai-lain.
- 3.2. Hutang Piutang : Tagihan, Hutang Piutang, Rekening Bank, Tabungan
- 3.3. Laporan Keuangan : Bulanan, Triwulan, Semesteran, Tahunan, Periodik
- 3.4. Lain-lain yang belum tercakup dalam poin 3.1. s/d 3.3.
4. KONSULTASI & KOMUNIKASI
- 4.1. Dengan Muhammadiyah dan Majelis/Lembaga/Badan
- 4.2. Dengan ortom-ortom Muhammadiyah
- 4.3. Dengan Pemerintah
- 4.4. Dengan Instansi swasta/ ormas
- 4.5. Dengan Luar Negeri
- Lain-lain yang belum tercakup pada poin 4.1 s/d 5
5. LAIN-LAIN YANG BELUM TERCAKUP PADA POIN 1 S/D 4.
Sesuai keputusan Tanwir II Pemuda Muhammadiyah di Manado tahun 1996, dalam pembuatan surat tidak perlu mencantumkan kode wilayah/daerah/cabang/ ranting. Sebagai pembatas antara kode indek dengan nomor urut surat keluar, diberi garis miring. Contoh
Catatan : Jika masalah penomoran Pimpinan Wilayah / Daerah dan Cabang dapat diselesaikan diusulkan untuk setiap Pimpinan memiliki kode (nomor) yang baru sebagai atribut Pimpinan yang dimaksud
D. SURAT RESMI PEMUDA MUHAMMADIYAH.
- Kop (kepala Surat): Lambang Melati terletak di sebelah kiri atas, sejajar dengan tulisan tingkat Pimpinan (Wilayah/ Daerah/ Cabang/Ranting) Pemuda Untuk tingkat Daerah/ Cabang/ Ranting, dicantumkan Pula pimpinan satu tingkat di atasnya. Hanya pimpinan pusat yang menggunakan bahasa asing. Di bawah nama tingkat pimpinan, ditulis alamat sekretariat secara lengkap, dan diberi garis bawah tebal.
- Tulisan Basmalah: Ditulis Arab, di bawah garis
- Nomor Surat, Lampiran dan Perihal, ditulis berurutan, atas bawah, di bawah Untuk surat keputusan/Pengesahan/ Instruksi/ Mandat/ Pedoman/ Sertifikat/ Syahadah, ditulis di tengah di bawah basmalah, diberi garis bawah, dan diikuti nomor. Di bagian bawah isi surat sebelah kanan, dijelaskan tempat dan tanggal ditetapkan.
- Tanggal pembuatan
Ditulis di bagian kanan sejajar dengan nomor surat tanpa menulis nama tempat pembuatan surat tersebut. Tanggal pembuatan: bagian atas hijriyah dan bagian bawah miladiyah.
- Alamat tujuan (ditulis di bagian kin, lurus di bawah titik dua nomor)
- Salam
Assalamu›alaikum Warabmatullahi Wabarakatub, ditulis setelah alamat surat.
- Isi
- Moto Pemuda Muhammadiyah: Fastabiqul Khairat, ditulis setelah isi
- Salam Penutup:
Wassalamu›alaikum Warahmatullahi rabarakatub, ditulis setelah, motto.
- Penanggung jawab
- Terdiri dari Ketua/ wakil ketua dan sekretaris/ wakil sekretaris, atau dengan bendahara/ wakil bendahara ( bila urusan keuangan). Khusus surat-surat Keputusan/ Pengesahan/ Syahadah/ Sertifikat, hanya boleh ditandatangani Ketua dan Sekretaris (tidak boleh wakil).
- Stempel/ Cap
Terletak di antara kedua tanda tangan ketua dan sekretaris/ bendahara.
- Nama ketua dan sekretaris/bendahara, diberi garis bawah dan diikuti Nomor Baku Pemuda Muhammadiyah (NBP) atau Nomor Baku Muhammadsiyah (NBM).
- Tembusan
Setiap pengiriman surat yang melewati tingkat pimpinan di atasnya, pimpinan yang terlewati hams diberi tembusan. Dan untuk menjaga koordinasi, setiap surat keluar hendaknya memberi tembusan kepada Muhammadiyah setempat dan Pimpinan Pemuda Muhammadiyah setingkat di atasnya. Sedangkan untuk arsip, tidak usah dimasukkan, karena setiap pembuatan surat otomatis ada arsip.
Catatan: Kertas untuk surat resmi Pemuda Muhammadiyah berwarna putih, HVS, dengan tulisan kop surat berwarna biro tua, dengan ukuran folio (21,5 X 33,2 cm)
a.Arsip surat masuk dan keluar, disimpan secara terpisah.
b.Penyimpanan surat masuk, dapat diklasifikasikan berdasarkan atas asal surat yang diterima atau atas dasar isi surat/ kepentingan surat.
c.Penyimpanan surat keluar (sesuai nomor urut surat).
d.Peminjaman arsip.
e.Untuk menghindari hilangnya arsip surat-surat yang telah disimpan, bila diperlukan untuk dipinjam, hendaknya melalui proses peminjaman dan persetujuan bagian arsip, serta diberi batas waktu peminjaman.Kalau perlu difoto copy.
f.Penyusutan Arsip.
g.Arsip yang telah dianggap tidak berfungsi, perlu diadakan penyusutan, dengan penjilidan atau pemusnahan.
2. Alat-alat Perlengkapan Kantor.
Untuk menunjang kelancaran kegiatan kesekretariatan, diperlukan antara lain:
a.Kertas. Seperti,
1)Lembar disposisi
2)Lembar konsep surat
3)Lembar pinjam arsip
4)Kertas Kop
5)Sampul surat
6)Lembar Kertas kosong
7)Dan lain-lain, sesuai keperluan.
b.Buku-Buku Pedoman. Seperti :
1)Buku Agenda Surat.
2)Buku Notulen Rapat
3)Buku Daftar Hadir
4)Buku Daftar Piket Harian
5)Buku Tamu
6)Buku Ekspedisi
7)Buku Inventaris
8)Buku Induk Anggota
9)Buku Induk Pimpinan
10)Buku Agenda Kegiatan
11)Buku Keuangan
1) Bentuk :Bulat dengan diameter 4 cm khusus KTA 2 cm).
2) Warna Tinta : Biru
d.Papan Nama.
1) Bentuk : Persegi Panjang dengan warna dasar biru tua.
2) Ukuran
Ranting : 120 X 90 cm
Cabang : 140 x 105 cm
Daerah : 160x 120 cm
Wilayah : 180x 135 cm
Pusat : 200x 150 cm
3)Lambang : Gambar Melati di tengah (simetris), di bawahnya ditulis tingkat pimpinan dan alamat sekretariat.
e.Meja kursi dan almari.
f.Komputer.
Kedepan diharapkan seluruh Pimpinan sampai dengan tingkat Cabang memliki Komputer yang dihubungkan dengan Internet. Sehingga seluruh pimpinan memiliki fasilitas email dan dapat mengakses data melalui website pemuda muhammadiyah.
g.Alat-alat kesekretariatan lainnya
